Secrétaire général de ministère, c’est un grand poste de responsabilité ; c’est aussi le tremplin pour aller plus loin. Beaucoup l’ont sans doute oublié : en juillet 1965, le secrétaire général du ministère de l'Éducation nationale, de la Jeunesse et de la Culture avait pour nom Paul Biya.

Par un décret présidentiel signé le 31 août 2010, quinze départements ministériels ont été touchés par un vaste mouvement nommant des secrétaires généraux en leur sein. Lorsqu’on connaît la place centrale qu’occupe un secrétaire général dans un ministère, et si l’on s’en tient à la quantité et surtout à la qualité de ces hauts commis de l’Etat, on ne peut que s’en réjouir. Ils apporteront indubitablement une dynamique nouvelle à ces administrations. Secrétaire général de ministère, c’est un grand poste de responsabilité ; c’est aussi le tremplin pour aller plus loin. Beaucoup l’ont sans doute oublié : en juillet 1965, le secrétaire général du ministère de l'Éducation nationale, de la Jeunesse et de la Culture avait pour nom Paul Biya.

Dans un ministère, le secrétaire général c’est véritablement l’homme à tout faire : même si son pouvoir peut différer d’un ministère à un autre, ses attributions demeurent invariablement les mêmes. Principal collaborateur du ministre, il suit l’instruction des affaires du département et reçoit du ministre les délégations de signatures nécessaires. Cinq grandes missions lui sont assignées : il coordonne l’action des services de l’administration centrale et des services déconcentrés et tient, à cet effet, des réunions de coordination dont il adresse le procès-verbal au ministre; il définit et codifie les procédures internes du ministère ; il veille à la formation permanente du personnel et organise, sous l’autorité du ministre, des séminaires et des stages de recyclage, de perfectionnement ou de spécialisation en liaison avec le ministre chargé de la fonction publique ; il suit, sous l’autorité du ministre, l’action des services rattachés dont il approuve le programme d’action et reçoit les comptes rendus d’activités ; il veille à la célérité dans le traitement des dossiers, centralise les archives et gère la documentation du ministère. Comme on peut le constater, le secrétaire général est vraiment la cheville ouvrière de ces administrations.

Conflits de compétence

Pour abattre ce travail de fourmi, le secrétaire général a besoin de la collaboration de tous. Voilà sans doute pourquoi toute l’administration est hiérarchiquement placée sous son autorité. Evoluant sous l’ombre du ministre, voire d’un ministre-délégué ou d’un secrétaire d’Etat, le secrétaire général n’est pas tout à fait un homme de l’ombre. Il jouit en réalité d’un grand pouvoir. C’est lui qui gère au quotidien le ministère. Mais voilà, généralement, les textes ne valent que ce que valent les hommes chargés de les appliquer. Il n’est donc pas rare que des conflits de…compétence naissent entre le ministre et son secrétaire général, entre celui-ci et les directeurs placés sous son autorité. Et c’est souvent lui, le secrétaire général, qui fait les frais de cette impitoyable lutte de clans qui dans certains départements ministériels, laisse des traces indélébiles.

Souvent coincé entre une administration parfois indocile et ces puissants de l’ombre, ceux qu’on appelle dans les ministères, les « hommes du ministre », le SG voit alors son autorité prendre un sacré coup. Il ne peut donc que manifester sa mauvaise humeur en constatant que le lien technique entre lui et sa hiérarchie a bel et bien disparu. Pour les plus courageux, c’est souvent l’empoignade. Pour les autres, c’est l’indifférence qui est en réalité la forme la plus évoluée de la haine. La plus sournoise aussi. Dans les deux cas, la collaboration nécessaire dans toute administration s’évapore ; des camps se forment et se reforment jusqu’à ce que l’un des deux s’en aille du ministère.

President Paul Biya last August 31 appointed Secretaries General in some ministries. The respective ministers, the hierarchical bosses of the Secretaries General recently rounded off commissioning them into their functions.
The appointment of a Secretary General in a ministry goes beyond the normal statutory and almost routine practice of moving one senior staff from one post of responsibility to another. Secretaries General, the ministers’ main collaborators are technocrats, invested with coordination powers. They are first of all supposed to master government policy and in particular guide the said ministries in its successful implementation of the policy.
It for this reason that at any time a Secretary General is taking up duties, the presiding minister spends most of the time informing them of the objectives, programmes and plan of actions of the ministry. This would guide Secretaries General in carrying out their statutory missions that consist of coordinating the actions of services in the central administration, external services and holding coordination meetings whose reports are submitted to the ministers.
Under the authority of the ministers, the Secretaries General supervise the actions of all services attached to the ministries as well as those of institutions under the supervision of the ministries, approve their programme of activities and receive reports of activities. As technicians, the Secretaries Generals define and codify the internal procedures in ministries. They equally oversee the permanent training of staff and under the authority of the ministers, organise seminars, capacity-building training or specialisation sessions. Secretaries General also oversee the processing of files, centralise archives and manage documentation centres in ministries.
Both the ministers and the staff of respective ministries acknowledge the weight and position of the Secretaries General as the main collaborators of the ministers empowered by presidential decree to ensure the proper implementation of government policy. The Minister of State, Minister of Territorial Administration and Decentralisation (MINATD), Marafa Hamidou Yaya while commissioning Pierre Essomba, the new Secretary General of MINATD last September 3 instructed him to preserve and reinforce synergy among all the departments, attached services and institutions under the supervision of the ministries. A minister and the Secretary General must not be of the same political affiliation and must not agree in every aspect but they are bound to collaborate in accordance with the provision of the law for the success of government policy. A general observation in Cameroon shows that most people are appointed Secretaries General in ministries in which they have worked for long and ministries whose missions correspond with their professional background and specialisation.
Emmanuel KENDEMEH

Ce que disent les textes

Dans son article 8, le décret du 8 décembre 2004 portant organisation du gouvernement définit les tâches des secrétaires généraux dans les ministères. Ainsi, l’alinéa 2 précise que «Le Secrétariat général est placé sous l'autorité d'un Secrétaire général, principal collaborateur du ministre, qui suit l'instruction des affaires du département et reçoit du ministre les délégations de signature nécessaires ». Concrètement, le SG coordonne l’action des services de l’administration centrale et des services déconcentrés du ministère et tient à cet effet des réunions de coordination dont il adresse le procès-verbal au ministre.

Sous l’autorité du ministre, il suit l’action des services rattachés dont il approuve le programme d’action et reçoit les comptes-rendus d'activité. De plus, le secrétaire général définit et codifie les procédures internes au ministère. Il veille à la formation permanente du personnel et organise, sous l'autorité du ministre, des séminaires et des stages de recyclage de perfectionnement ou de spécialisation. Il s’assure également de la célérité dans le traitement des dossiers, centralise les archives et gère la documentation du ministère. »

Remy Sim, administrateur civil principal à la retraite, enseignant vacataire de droit

à Yaoundé I, au CRADAT, et à l’université Catholique " C'est un poste de pouvoir" (interview)

Quel rôle joue un secrétaire général dans un département ministériel ?

Le Secrétaire général est la personne qui assiste le ministre dans la gestion du ministère. Il est également le chef de l’administration. Il est la deuxième personnalité du ministère. On n’inclut pas les ministres délégués parce qu’ils font corps avec le ministre.

Quelles sont les tâches qui lui sont dévolues ?

C’est lui qui reçoit tout le courrier et en fait la ventilation aux différents services dans le ministère, il suit les correspondances, il gère l’ensemble du personnel. Il s’occupe des affectations mais, pour les nominations à des postes de responsabilité, c’est le ministre qui en a la charge. Cependant, il assiste le ministre dans ce travail. Parce que le ministre peut ne pas connaître tout le monde mais lui, qu’il soit ancien ou nouveau, la première chose c’est de connaître le personnel. Il participe à l’élaboration du budget du ministère avec d’autres collaborateurs sous la supervision du ministre.

C’est donc un poste très important …

Bien sur. C’est la deuxième personnalité d’un ministère. C’est l’aboutissement de la carrière d’un fonctionnaire. Sur le plan salarial, il a des indemnités qui dépassent celles des directeurs. Sur le plan protocolaire, quand le ministre passe, c’est lui qui vient en second. Lorsqu’il faut représenter le ministre, c’est le Secrétaire général. On dirait un sous-ministre mais il n’a pas l’appellation de ministre. C’est un poste de pouvoir. C’est lui qui suit les carrières. Sauf qu’il ne peut renvoyer un fonctionnaire. Il peut monter un dossier qu’il transmet au ministre. Le ministre peut donner quelques blâmes. Quand la sanction doit être plus lourde, il fait recours au Premier ministre ou au président de la République

Il est donc dans l’ordre des choses que la personnalité du secrétaire général soit éclipsée par le ministre…

Cela va de soi. C’est d’abord un fonctionnaire, il a l’obligation de réserve. Il ne peut pas se mettre en avant. Ce qu’il fait, c’est d’abord pour le ministre qu’il le fait. C’est ce dernier qui en prend la responsabilité. Et puis, le secrétaire général peut être changé à tout moment. Alors que le ministre c’est dans le cadre de la formation d’un gouvernement. Néanmoins, c’est vrai que tous les deux sont nommés par le chef de l’Etat. Il n y a pas de secrétaire général qui ne soit pas fonctionnaire, mais il y a des ministres qui ne sont pas fonctionnaires.

Propos recueillis par Eugène Calliope SHEMA (Stagiaire)

Les textes organiques régissant le fonctionnement des ministères sont limpides de clarté, qui définissent invariablement le secrétaire général comme « le principal collaborateur du ministre ». Celui-ci devant conférer à celui-là les délégations de signature nécessaires pour lui permettre de suivre l’instruction des affaires du département. Et du fait de l’instabilité systémique de la fonction ministérielle – la révocabilité des emplois supérieurs étant inscrite dans leur essence – le S.G. symbolise la continuité. Ou plutôt, il est censé le faire, en tant que cheville ouvrière, au plan administratif, du ministère considéré. D’autant que lui sont rattachés, généralement, les services les plus sensibles : affaires juridiques, suivi, communication, accueil, courrier, etc. Ainsi en disposent les textes. C’est le cas de figure idéal. Le principe général.

Une autre paire de manches est l’application des textes. Ici les choses peuvent varier sensiblement d’un ministère à l’autre. L’élément déterminant étant le tempérament, l’attitude globale du chef de département. A ce niveau, comme à d’autres de la structure administrative, il y a des responsables qui sont plus enclins à déléguer que d’autres. Autant les premiers se font un point d’honneur à garantir l’efficacité dans l’action, particulièrement pour ce qui est de la célérité dans le traitement des dossiers, autant les seconds se montrent outrancièrement jaloux de leur autorité. Susceptibilités et clientélisme aidant, la confiance fout le camp. S’installe alors une méfiance sclérosante, le SG s’étant soupçonné à tort ou à raison – par le ministre de vouloir être calife à la place du calife. Dysfonctionnements. Dégâts.

Et là-dessus, les ministres statuant d’une marge de manœuvre considérable, les textes réglementaires disposant, en effet, que le secrétaire général déploie son action « sous l’autorité du ministre ». Voilà qui est clair. Bien plus, depuis les lustres, l’organisation des différents départements ministériels fait largement place à une panoplie de cadres chevronnés qui peuvent permettre, le cas échéant, au ministre de contourner son SG si l’harmonie venait à manquer entre ces deux responsables. Dans ce schéma, conseillers techniques et inspections générales représentent une carte d’une redoutable efficacité entre les mains du ministre qui confie discrétionnairement des missions aux uns et aux autres. Et c’est à lui que ceux-ci rendent compte, sans qu’ils soient astreints de transiter par le secrétaire général parfois réduit au rôle peu gratifiant de dindon de la farce.

Cas marginaux ? Voire. Reste tout de même cette réalité au quotidien qui laisse transparaître ici et là des conflits d’autorité préjudiciable à la bonne marche de membre d’administrations. Un climat délétère qui se nourrit souvent des appétits débordants autour des marchés publics. Sans oublier la gestion des carrières des différents agents publics, tant au niveau de l’administration centrale que des services déconcentrés et des organismes sous tutelle.

Toutefois, à l’expérience, la plupart des protagonistes semblent se convaincre de la nécessité de s’en tenir chacun à sa partition, à se plier aux exigences d’un rendement optimal, celui-ci s’inscrivant aux antipodes des affrontements générateurs de l’inertie. Seul devant prévaloir l’intérêt général, le service public. Loin des egos et autres états d’âme…

MAKON ma PONDI